Algumas pessoas precisam de muito tempo para fazer muitas coisas, outras conseguem grandes resultados aproveitando melhor o seu tempo, e há ainda aquelas que, além de atingir suas metas rapidamente, ensinam os outros a fazer isso.

Neste post, selecionamos 7 conselhos de produtividade e otimização do tempo revelados por três professores de renomadas universidades americanas.

7 dicas de como otimizar o tempo por especialistas no assunto

As 5 primeiras dicas são do colunista da Harvard Business Review e professor do MIT, Robert Pozen. São derivadas de uma série de artigos que ele publicou no blog da HBR.

1. Foque nas tarefas que só você pode fazer pela empresa

Muitos líderes de equipe, antes de assumir esses cargos, foram excelentes executores das tarefas que agora são feitas pelos integrantes da equipe que comandam.

E é para isso mesmo que eles estão lá: fazer o trabalho do dia a dia e manter o fluxo de tarefas em constante movimento. Portanto, cabe ao líder usar seu tempo da melhor forma possível com as tarefas que seus comandados não poderão fazer por ele.

Se você é um excelente advogado (ou engenheiro, ou programador, ou executivo de finanças, não importa o quê), a fase operacional passou. Não tem como otimizar o tempo se você continuar a se envolver cada tarefa.

Sua empresa precisa de suas habilidades para fechar grandes contratos, negociar com profissionais de alto nível de outras empresas, falar de igual para igual com executivos sênior e coordenar sua equipe de forma estratégica.

2. Não se organize em função do tempo empregado, mas dos resultados obtidos

Trabalhar horas a fio não é uma maneira inteligente de usar seu tempo, pelo contrário, é um sinal de baixa produtividade.

Se você tem um grande projeto pela frente e precisa entregá-lo em um prazo apertado, pense em como otimizar o tempo e priorize as tarefas, não em como preenchê-lo totalmente e sem descanso.

Organize-se para ser mais produtivo e defina metas baseadas em resultados alcançados, não em horas trabalhadas.

Reunir a equipe para dizer que todos vão trabalhar até tarde nas próximas duas semanas não vai animar ninguém. Mas dizer que vão iniciar um projeto inovador e estratégico para a empresa e que a apresentação para a diretoria será em quinze dias, pode ter um efeito bem diferente.

3. Pense primeiro, só depois leia ou escreva

Boa parte de nosso tempo de trabalho é gasto lendo ou escrevendo coisas, sejam e-mails, relatórios, artigos, apresentações ou até mesmo um planejamento estratégico.

Uma excelente maneira de como otimizar seu tempo é, antes de começar a devorar e-mails ou escrever posts para blogs, pensar cuidadosamente porque você precisa ler ou escrever determinadas coisas.

Dependendo do grau de importância, você pode dar menos atenção a algumas leituras e escritas e se dedicar com mais afinco às demais. E caso você saiba que terá que reler um relatório ou outro documento no futuro novamente, trate de usar um marca texto para grifar o que é relevante, para ler apenas isso quando fizer a releitura.

E, é claro, sempre que tiver que escrever algo, pense primeiro nos argumentos, depois trace um roteiro básico de tópicos, e só então comece a redigir.

4. Tenha sempre um plano, mas mude se necessário

Muitas pessoas já organizam suas tarefas para o dia seguinte no final da tarde, outras dedicam meia hora pela manhã para isso.

Independente de sua preferência, não seja intransigente. Não há como otimizar o tempo sem revisar constantemente sua lista de tarefas diárias. Muitas vezes um imprevisto vai aparecer e você terá que reorganizar as coisas.

Encare isso com naturalidade e já prepara as tarefas do dia seguinte para compensar o que não pôde fazer hoje, devido à mudanças de agenda que apareceram.

5. Mantenha as coisas simples

Dizem que personalidades do porte de Barack Obama e Mark Zuckerberg usam sempre roupas praticamente idênticas todos os dias, para não se darem ao trabalho de escolher combinações.

Manter certas rotinas evita que você perca tempo decidindo bobagens, como o que comer no café da manhã, ou qual mala usar em uma viagem de trabalho: já tenha uma preparada para isso!

E o mesmo vale para as rotinas e fluxos de trabalho. Seja prático, simples e objetivo, evite perder tempo com o que não é importante. A famosa regra KISS (Keep It Simple, Stupid), continua valendo, na opinião de Bob Pozen.

6. Excesso de trabalho indica falta de foco e fraqueza

Existem pessoas que se orgulham da enorme quantidade de tarefas que tem que desempenhar em sua empresa, achando que isso mostra a sua importância.

Na verdade, segundo a Socióloga e professora da Universidade de Berkeley, Christine Carter:

“Excesso de trabalho não é um indicador de inteligência, importância ou sucesso. Levado ao extremo, é muito mais provável que seja um indicador de conformismo, impotência ou medo”

Quem sabe como otimizar o tempo enxerga o trabalho em excesso como um sinal de falta de foco e muito desperdício de energia, típico de quem não sabe (ou não pode) dizer não.

7. Deixe tarefas importantes intencionalmente incompletas

A última de nossas dicas de especialistas em como otimizar o tempo parece um tanto estranha, mas segundo Adam Grand, professor de psicologia e de administração da Wharton School, deixar uma trabalho importante pela metade e sair para fazer outra coisa, o deixará muito mais bem feito.

Isso acontece porque quando temos uma tarefa incompleta em nossa mente, ficamos “ruminando” a ideia enquanto fazemos outras atividades também úteis, mas menos importantes.

Quando voltamos ao trabalho principal, tudo parece bem mais claro e temos ideias novas para complementar o que estávamos fazendo de onde paramos, com mais qualidade e tendo aproveitado esse tempo para realizar outros trabalhos.

Saber como otimizar o tempo é uma questão de atitude e organização, lembre-se de criar regras fáceis de seguir, evite tomar decisões desnecessárias ou se ocupar com tarefas que não são suas. Assim, segundo estes especialistas, o tempo vai correr no ritmo certo para você.